400-803-0798 加入我们 联系我们
公司新闻 市场活动 顾问专栏 思想会

【流程专栏】对话毛宇菲:流程是一种精神!

2016/11/7 10:38:38


图片19.png

毛宇菲

 

百思特集团 流程与IT咨询BU总经理

 

擅长领域:流程管理、研发管理、项目管理

曾在华为、创维等国内知名企业从事研发管理、流程管理等领域工作,先后组织并参与了十多个大型流程变革项目,拥有多年业务一线的实战经验,对于流程体系在不同行业的应用有着深入研究。(同时毛顾问还是位低调的“写手”,在国内某知名专业管理平台发表过几十篇文章,与大家共同探讨企业管理方法,实战操作问题,圈粉无数,绝对是一位集美貌与才华于一身的女顾问!)

和顾问界的“女汉子”谈谈流程

 

《百思特顾问专刊》对话毛宇菲

 

 

图片20.png

毛宇菲

 

       别误会,我没有神话“流程”的意思,更多的,我是想表达流程建设是一种精神,是一种指导方法,是一种锲而不舍打造企业,打造产品的锤炼精神。而不是很局限地指某个领域的流程制定,或者某一个流程优化事件。

       因为谈论流程的次数太多,并且不断看到流程优化了企业、流程完善了产品的实际案例,然后跟大家在日常的讨论中又提升了我自己对流程的认识,所以就想到了这个标题。

      关于流程与管理的问题,我想就先从下面这些问题开始讲。

1、流程是什么鬼?

2、产品开发是否有必要建立流程?

3、建立流程需要什么基础准备呢?

4、什么才是好流程?搞不好一半的流程都是降低效率。

5、流程与制度是什么关系?

Q1

 

1、流程是什么鬼?

毛宇菲按照定义来讲,流程是一个或一系列连续有规律的活动,这些活动以确定的方式发生或执行,导致特定结果的实现。流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。

        我们可以理解为:什么人做了什么事,产生了什么结果,传递了什么信息给谁。

       就像幼儿园的老师会说:“小朋友吃饭前要先洗手,如果不洗手就吃饭,可能会拉肚子,所以不洗手就不让吃饭”。虽然说出了一些流程的感觉,但是不够完善和深刻,也不能作为流程的正式解释。不过,从这里可以看出流程活动的几个必要的要素:责任人输入输出活动内容

       以硬件开发为例,看看每个工程师应该都经历过几个过程:

1、学生阶段,拿着单片机就开始写代码,拿个画图软件就开始画电路。不知文档为何物;

2、初级阶段,被公司要求写设计文档,但是应付差事;不知为何写文档。

3、工程师阶段,开始重视文档,重视动手前的思考,重视并享受设计的过程。

4、系统设计师,项目经理阶段,每一次设计都是艺术创作的过程。运筹帷幄,决胜千里,协同每个参与者共同完成一件伟大的事业。

       从这几个阶段,看出来流程的影子了吗?很多企业的开发项目都是让一些有经验的项目负责人去把控,会要求工程师去写文档。如果做得规范一点,《硬件设计方案模板》就应该制定出来,里面有哪些章节,每个章节的内容有哪些等等。

如果离标准流程动作更近一步,那么这个流程活动的表达方式如下:

图片21.png

图片22.png

上面我们说的是单个的流程活动,我们再来看流程。为什么流程叫流程呢?我觉得是因为有流动,活动内部有流动,活动与活动之间也有流程。(哈哈哈,好吧,这是我自己的定义。)

图片23.png

活动与活动之间有逻辑关系,有一定的流向。前面活动的输出可以作为后面活动输入的一部分。每个活动的输出一定是有价值。

       如果再规范一点,每个节点之间应该有评审点:

图片24.png

评审也可以作为一个单独的活动,增加到流程中去。具体情况就根据评审的内容的多少来做了。不局限于某一种形式。

       如果流程再规范一点,会有一个流程裁剪的指南:比如,在XX情况下,总体设计和详细设计可以合并,但是合并的注意事项有……。

       流程有开始和结束,可以是事件,也可以是别的流程,实在是一个很独立的流程,也可以用开始和结束标志。

图片25.png

总结

 

流程不是解决为什么而做、为什么这样做而不那样做的问题,而是解决怎么做的问题,即他更多的是从执行的角度把个人或组织确定的目标去执行到位,而不考虑或者改变组织的决策,在决策确立之后,流程要解决的就是怎么更好的实现决策的目标,而不是改变决策的目标。 

流程是做事的方法,包括做事的顺序和做事的方法; 

o 流程需要有资源的投入

流程的内容(六要素): 

o 资源:每一步的时点/条件/岗位 

o 过程:先后的顺序和每一步的操作内容、方法、要求 

o 过程的相互作用:即每一步操作的前后关系 

o 结果:输出 

o 对象:操作的内容,可以理解是需要填写的表单内容 

o 价值:一个流程一定要有价值,否则就失去了意义

 

 

2、产品开发是否有必要建立流程?

毛宇菲 对于这个问题,我想先提几个问题。

1. 你们的产品开发有多复杂?

2. 一个人就能完成还是需要多人配合?

3. 多人配合是否顺畅?

4. 有没有一种错误是大家都会犯的?

        我觉得当你们回答了这几个问题之后,是否有必要建流程,其实都不用回答了。但是还要谈谈对于流程作用的几点看法:定规则(业务规则),划界限(责任主体,活动范围),提供操作指导。

        定规则:流程的建设一定是以业务为依据的,绝对不是脱离业务的。对于一些新业务,有可能业务模式、业务规则都没有搞清楚,那么在梳理流程的时候,也一定要把规则先给定下来,可以是一个规则,也可能是几个条件规则分支,都没有关系,可以一边做一边优化。如果业务已经成熟了,那么流程就是业务的一个呈现和规范化,也许这个时候熟手都不用看流程文件了,因为流程已经潜移默化。

        划界限:首先是从责任主体来讲,哪个活动应该由谁来完成,这个必须定清楚。活动与活动之间的交接条件,问题的处理与上升机制,这些都是需要划分的。如果大家都根据流程来做,自然不存在问题,如果有人突然不守规矩了,那么至少找人“扯皮”的时候也有依据。如果是以前定的规则确实不适合了,也可以改规则,但是这些都是有一套运行机制来保证的。

       提供操作指导:从两个层面来理解,刚开始接触业务的新人,也许你们要说,很多公司都有师父带徒弟,但是你能保证你碰到的就是一个合格的师父?有多少师父能够系统的把业务讲一遍?很有可能就是做到哪里划到哪里,想起哪里说哪里。

       形成组织的提升、团队的积累:一些研发设计上的坑,可能今天张三犯错误,明天李四犯错误,那么把这些错误的规避方法写到流程中,就可以避免后面的人少犯错误了。这也是流程在经验传承方面的一个作用。

图片26.png

 

 

3、建设流程需要有什么基础准备呢?

毛宇菲我认为主要有两点:熟悉业务,培养人的流程意识。

       不熟悉业务的人编写出来的流程一定不是好流程。有了好的流程,大家都不遵守,写了流程也没用。

至于流程建设用什么形式,用什么工具,我想说 "who care ?" 当然是有什么用什么,工具方面没有最好,适合就好。常见的如visio,泳道图,加上流程说明。

 

 

4、什么才是好流程?搞不好一半的流程都是降低效率。

毛宇菲首先参考上面问题的回答,流程的几个作用。如果流程没有起到这几个作用,当然就不是一个好流程,至少不是一个合格的流程。

       流程降低效率,这是很普遍的一个言论,但我认为也是很大的一个误区。先不直接解释,先看另外一个领域的例子。

       采购流程:如果你们让采购去买一块物料,你们评判采购的好不好的标准是什么?3块买来就好,5块买来就不好,是不是?恩,我想说,把眼界再往上升一升,不要看物料的单一成本,看看综合成本。

第一,物料本身质量是不是合格,5块的是不是比3块能多用三年?

第二,5块的供货速度是不是更快更稳定?

第三,5块的厂家和3块的厂家,哪个更具有长期合作的可能性?

       好吧,说了这么多,就为了说一句话,很多事情都要综合考虑,不要只看到某一个方面。再回到有人觉得执行流程效率低的问题。

       首先,流程是公司的流程,是某个业务的流程,不是某一个人的流程,你的技术够牛,确实可以不看流程,不看规范,不用checklist,就可以把事情做好,那么你按照自己的方法来做,没问题。但是不是所有的人都跟牛人一样,自己能够搞定,依靠流程至少可以对业务更加熟悉,有据可依,不走弯路。(但是再强大的人,时间都是有限的,不可能所有事情都是由一个人去完成;并且智者千虑必有一失,双拳难敌四手,不能成匹夫之勇,要团队作战)

       然后,牛人在跟其他领域做交互的时候,要让别人交哪些东西,要交给别人哪些东西,还是牛人一个人说了算吗?要不要定规则?如果大家都听你的还好,如果哪天隔壁部门也来个牛人,两个牛人牛顶牛呢?那到底是遵守流程降低效率还是不遵守流程降低效率?

       有些流程确实设计不合理,里面有一些规定或则是步骤是多余的,确实会影响效率,那么这个时候怎么办呢?当然是提出合理的修改方案,去修改流程,而不是说自己做一套,把流程抛到一边。如果都这样做,久而久之,没有人再用流程了,提到流程的时候也只会说,按照流程来,会降低效率。

      总的来说,执行流程的是人,流程不顺也可以把它改顺,而不是一味的抱怨。

 

 

 

5、流程与制度是什么关系?

毛宇菲这个问题我还真回答不好,我个人认为制度更多的是在管人,而流程更多的是在管事。百度出“制度”的定义是:制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则,也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。在不同的行业不同的部门不同的岗位都有其具体的做事准则,目的都是使各项工作按计划按要求达到预计目标。

 

请大家在留言区自由讨论,不断的完善我们的知识体系。

延伸阅读

图片27.png

 

图片28.png

图片29.png


返回列表

百思特帮助中国企业以变革谋未来、攀高峰!