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【流程专栏】没有推行,何谈落地

2016/11/18 10:39:03

     没有推行 | 何谈落地

作者:毛宇菲  (百思特集团 流程与IT咨询BU总经理)

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不只一次听到这样的“流程无用论”:我们有流程,可是没有执行;我们做了几十个流程,可是用起来的只有几个;以前也请咨询公司帮我们导入了IPD,可是没用起来……

 

       我只想问一句,如果只有立法,没有执法,还谈得上守法吗?

 

流程建设的难点并不只是在流程设计上,流程推行的强度和力度,在很大程度上才是决定流程是否能真正运行的重要因素。 

 

用专业的话来讲,流程推行也有流程

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 1.     成立推行小组

无论做什么事,一定要先有人,流程推行也不例外,所以首先要成立推行小组。推行组组长,一般由流程owner指定的代表担任,小组成员则由涉及到的部门领导指定成员担任。在HW,推行组的成员一般来源于三个方面:流程部门的流程管理工程师,各产品线质量部质量工程师,各产品线业务部门的业务代表。三者角色不同,看待流程的角度不同,更能全方位,更客观的去评价流程及推行过程中遇到的问题。

 

 2.     制定推行计划

制定推行计划这个过程至关重要,除了要确定推行的整体时间计划(包括后续跟各级领导的汇报沟通时间),试点项目,推行的范围等等,这个阶段最重要的工作是要为推行准备好所有的材料。这些材料包括:培训材料,汇报材料,FAQ,流程变更清单,流程适配表等等。好吧,从流程活动的划分上来说,我应该增加一个活动,叫推行准备。

 

 3.     培训

无论是试点还是推行以前,都必须对相关人员进行培训。培训包括整个流程的讲解,流程中重点和难点的说明。培训的时候多给一些场景化的案列,帮助业务人员理解。

 

 4.     试点

无论是新鲜出土的新流程,还是优化后的流程,我们都建议先试点,再推开。试点项目往往会选择有代表性的项目进行,更能找出问题。试点分为两种方式,走读和试行。走读就是让业务人员通读一遍流程,假设各种场景,看看流程是否能跑通,会不会有什么问题。试行则是直接按照流程来跑业务。选择哪种方式,要根据流程的不同类别,试行项目是否容易选取,试行可能带来的问题等因素综合考虑。

 

 5.     流程优化

试点的过程中,必然会遇到各种问题,有的是流程设计上的缺陷,有的是试点项目对流程的理解不到位,这些问题都需要推行小组组织讨论,该优化流程的地方就要优化流程,该在培训中加强讲解的地方,就要在培训材料中加强。总体来说,这是一个反复讨论反复修改反复试点的过程。

 

 6.     推行发文

公司的正式发文,XX流程发布了,要在XX范围内推行。这一步的作用就是“昭告天下”,同时将流程文件正式纳入流程文件体系。

 

 7.     适配

(这条特别针对研发流程等灵活性较大的流程,标准化流程不在此列)

对于灵活性比较大的流程,适配是确定流程是否能顺利推行的关键环节。比如研发流程,一般是基于典型业务场景的标准化动作,而我们的研发项目,确实千差万别。所以在推行流程之前,一定要进行适配,看看项目的特点是什么,流程中哪些活动是必须做的,哪些活动对于这个项目来说,是不需要的,一定要量体裁衣,才能把流程推得好。

 

 8.     推行

在流程适用的范围内,全面推行,这个不用多讲。

 

 9.     流程执行检查

在制定流程推行计划的时候,就要确定流程执行检查的时间点。一般会在流程发布后的三个月或者半年进行检查(检查的时间和频次根据流程的不同会有所不同)。检查的方式一般是访谈结合查看证据同时进行。

流程的执行检查,一般是抽查,不会检查所有的项目(根据公司的规模,流程推行的范围灵活确定),但检查哪个项目,什么时间检查,不会提前太多公布。

 

 10.     公布流程审查报告

审查的目的也是为了改进,所以一定要公布流程的审查情况,哪些项目做得好,哪些项目做得不好,什么原因,都会在审查报告里得到体现。至于流程执行情况的奖惩制度,可以根据公司的具体情况进行设置。

 

流程推行的套路基本上就讲到这里了,我们再看看套路外的关键因素。

1、管理层的重视度

本来不想讲这点,但是又必须讲,而且目前中国企业的现状,就是这样,领导的重视程度决定流程能否顺利推行!(包括华为这个大家公认的很有执行力,流程推的很好的公司。)我很肯定的告诉大家,同一个产品线,同样的产品,不同的领导,对待流程的重视程度不同,推行的效果完全不同。

2、组织职责

流程推行,不是某个部门,某个人的责任,而是跟流程相关的所有的组织,所有人的职责。产品经理可能会问:流程推行不是职能部门的事吗?跟我有什么关系?那我也要反问:产品开发的项目要不要遵循研发流程?真正管理项目的是产品经理还是职能部门的经理?如果流程推得不好,用得不好,会不会影响产品的开发?

也许有人会说,我在华为研发呆了好几年,没看过IPD流程,不知道流程文件在哪里。那是因为华为的IPD经过了十几年的固化和IT化,已经形成了运转的机制,你身在其中,但是不知其貌而已。

3、持续改进

我始终认为,持续改进是一个公司能不断向前的源动力。对于流程,更是如此。如何做流程的持续改进,我们下期专题讨论。

4、坚定的心

毫不夸张的说,不只是流程,任何变革的推行,都会遇到阻力。大多数流程推行失败的案列,并不是因为流程设计有多差,而是我们在推行的过程中,遇到阻力就退缩了,遇到阻力就会怀疑自己,忘记了变革的初衷。流程有问题并不是问题,可以一轮接一轮的优化。不执行流程空说流程问题,才是最大的问题!

 

没有推行,就没有执行。不要羡慕别人家流程跑得顺,多想想怎么在推行上下功夫吧。


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