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【流程专栏】没有流程是万万不能的!

2016/12/26 10:32:00


上次说到《流程不是万能的》,这次谈谈没有流程是万万不能的。

 

为什么流程不是万能的?因为流程只是定规则,执行需要靠人,人的能力有差异,人与人之间的协作需要沟通,所以多少有事在人为的成分在。

 

那为什么没有流程万万不能呢?因为流程是基础,是规则,所以连规则都不清晰,那么就会产生更多的沟通成本,走更多的弯路。

大道理不多说,我们来看一些例子,看看平时工作中的不顺畅,追根到底与流程有没有关系。

案例一

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某个公司的IT系统还不完善,研发物料申购的过程无法信息化呈现,项目助理需要时时跟采购员沟通,才能知道物料购买的进展,甚至出现项目助理填写的纸件物料申请单,被采购员遗失的情况,这种情况下,项目助理还不能第一时间发现,造成了整个物料进度的延迟。

       通常在这种情况下,大家都会甩锅给IT系统了,系统都没搞好,我怎么能时时看到物料申购的进程呢?不好意思,IT系统说,这个锅我不背,难道没有IT系统,这个问题就没法解决了?我认为不是这样的,只要把物料申购的整个流程做一些规范,就可以大大降低申购方和采购方的沟通成本。

 

1、采购做一个物料申购单的模板,excel就可以搞定,里面包括申购人、物料种类,数量,厂家,申购日期,采购指令发出日期,交期等相关信息(这个表格由申购者和采购共同完成)

 

2、所有申购人都必须按照模板填写申购信息,通过电子邮件的方式发送给采购(连纸都省了)

 

3、采购在收到申购人的信息后,必须回复邮件,确保信息已经传递到位(避免丢单还不能及时发现的情况)

 

4、采购在发出采购指令得到供应商的回复后,完善物料申购单相关信息(采购指令发出日期,交期等)

 

5、将物料申购单放在共享盘指定目录,供项目助理查阅。

 

上面是一些初略的建议,有一些细节还可以在实施的过程中完善。但是不能看出,我们在流程上去下一些功夫,做一些改善,是可以提高工作效率,避免失误的。

案例二

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知识共享。很多企业都意识到了知识共享、经验传承的重要性,但是有的企业做得好有的企业做得差,这是为什么呢?有人说,是因为我们公司的工程师,能力差,没东西可以共享。有人说,我们公司的工程师不会讲课。有人说,我们太忙了,天天做项目还来不及,哪里有时间共享。有人说,我们公司是矩阵组织,人都去产品线了,职能部门管不着,没法共享。恩,我只能说这些听上去好像是原因,但这些都是借口。或者说这些都是想靠人的自觉性在做共享,而没有建立共享的机制、流程。那么应该怎么去做?

 

1、所有发生的质量问题,必须做质量回溯,并且在部门内部做宣讲,同时回溯报告发送给所有相关的研发工程师学习。质量回溯报告要归档。

 

2、确定技术探讨的命题,讲解人,讲解日期。不用太频繁,一个人讲一个课题,一个礼拜讲一次,如果一个部门20个人的话,转一圈也需要4到5个月了,也留下了20个知识分享的内容。简单的课题排前面,安排给资历浅的工程师,难的课题排后面,提供更多的准备时间。

 

3、设置考核,在任职资格中明确到一定等级需要分享的课程数目。

 

4、设置激励,提高大家分享的积极性。

 

上面这几点是讲的几个大方面,但是如果把这些措施都放到相关的流程、制度中(质量管理流程,任职资格模型),甚至建立专门的知识分享流程,整个公司的知识分享,经验传递的效果会好很多。法制的第一步,先要有法。执行不力,再去执行上想办法。

案例三

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我有一个朋友是做IT系统的,公司采用的是项目结算制度。也就是说一个项目多少费用,多少工作量,需要多少个实施顾问,基本是明确的。也就是说,当项目范围、人员都确定后,多增加一个人,大家能分到的项目费用就少了一份。在这种情况下,除非是现有人员hold不住项目,否则项目经理是不愿意多要人的。但是公司为了扩展业务,又不能不招人进行人才储备。结果就发生了这样一件事,公司新进的顾问没新项目去,就给A项目的项目经理说是放到A项目组一个月,不算项目组的成本,项目经理就同意了。结果公司一直没有合适的项目安排这个新顾问去,新顾问也帮着项目做了一些事,这个项目经理就犯难了,退呢退不掉,留着呢,成本高,本来也不需要,到底咋办?

 

其实还是流程不清楚。

 

1、进项目工作的顾问和进项目培养的顾问,结算方式应该规定清楚,哪些费用算公司的,哪些费用算项目组的,要明确。

 

2、进项目组的试用期要明确。

 

3、项目经理对顾问的面试权要明确。

 

这些内容都在“项目运作”流程中明确了,就不会存在项目与公司“打架”的问题了。

 

类似的例子还有很多,只要留意观察,都不难发现,很多让我们在工作中不爽,不顺的问题,都可以通过改善流程去解决。流程是基础。

 

一直都想找一个合适的比喻来形容流程对企业的作用,却一直都没有想好,最近终于有了灵感,我觉得流程对于企业来说,就像一棵树的脉络,它将企业中的所有部门,所有人员,所有的活动,所有的信息有机的串联在一起。所以,流程顺了,企业才能跑得快。


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